Compliance

W czasach potężnej nadprodukcji prawa, zapewnienie zgodności przestało być zadaniem do udźwignięcia przez jedną osobę w organizacji czy nawet zespół. Coraz częściej bycie non-comply oznacza ogromne ryzyka dla firmy: finansowe, wizerunkowe czy nawet HR-owe. Compliance przestał być czymś „nice to have”, stał się „must have”.

Tomasz Wróblewski

Senior Manager
Adwokat

Tomasz Wróblewski

Senior Manager
Adwokat

Obszary doradztwa

Wdrożenie sprawnego, kompleksowego i bezpiecznego system compliance nie musi oznaczać rewolucji w firmie. Wprowadzając krok po kroku drobne elementy, możemy „naoliwić” nawet przerdzewiałą organizację, dzięki czemu zapewnimy zgodność działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi regulacjami i zminimalizujemy ryzyko ewentualnej odpowiedzialności osobistej top managementu.

W Olesiński i Wspólnicy, dzięki połączeniu wiedzy i doświadczenia z zakresu compliance oraz innych dziedzin prawa jak m.in. podatki, prawo karne, ochrona środowiska, prawo pracy (w tym szeroko: RODO) czy BHP, udaje nam się tworzyć produkty maksymalnie dopasowane do potrzeb organizacji.

Nasze doradztwo obejmuje takie obszary jak m.in.:

Sygnaliści – kompleksowo obsługujemy wszystkie obszary związane z sygnalistami, w szczególności:

tworzymy procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi,

we współpracy z dostawcą rozwiązań IT – firmą Devinity stworzyliśmy autorskie narzędzie Whistlink umożliwiające anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości,

wspieramy oraz samodzielnie obsługujemy zgłoszenia nieprawidłowości i prowadzimy postępowania wyjaśniające,

wspieramy firmy w przeciwdziałaniu dalszym naruszeniom.

Outsourcing funkcji compliance oficera – przejmujemy część zadań z zakresu compliance, dzięki czemu nie ma konieczności tworzenia nowych stanowisk pracy. Nasze działania w tym zakresie obejmują m.in.:

obsługę zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów,

monitorowanie zmian prawnych w kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa,

bieżące doradztwo z zakresu compliance (szkolenia / procedury / wytyczne i pomoc przy ich wdrażaniu / rekomendacje działań w sytuacjach kryzysowych).

Audyt compliance – podstawą budowania skutecznego systemu compliance jest nie tylko wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur i mechanizmów dostosowanych do potrzeb organizacji, ale również ich ciągła aktualizacja i ulepszanie. Większość podmiotów, zwłaszcza tych funkcjonujących w grupach kapitałowych, mają wdrożone rozwiązania z zakresu compliance, dlatego w tym obszarze proponujemy:

analizę wdrożonych w spółce procedur i rozwiązań,

dostosowanie wdrożonych rozwiązań do obowiązujących regulacji prawnych,

rekomendacje, jakie rozwiązania powinny być w spółce wdrożone, tak aby jak najlepiej zabezpieczyć interesy firmy.

Procedury wewnętrzne – modyfikujemy, dopasowujemy i usprawniamy wdrożone w spółce mechanizmy i procedury oraz tworzymy nowe polityki maksymalnie dopasowane do przedsiębiorstwa m.in.:

kodeksy etyki,

kodeksy postępowania,

polityki obiegu dokumentów,

polityki przyjmowania prezentów,

polityki antymobbingowe,

polityki know your customer,

w tym klauzule umowne mające na celu przeciwdziałanie wszelkim nadużyciom.

System wczesnego reagowania – tworzymy mechanizmy pozwalające na szybkie i skuteczne identyfikowanie zmian w otoczeniu prawnym spółki:

identyfikujemy kluczowe obszary regulacyjne dotyczące działalności spółki i składające się na nie akty prawne,

w ustalonych z klientem odstępach czasu przygotowujemy zestawienia zmian prawnych w kluczowych obszarach działalności spółki,

analizujemy wpływ zmiany przepisów na działalność firmy.

Mapa odpowiedzialności – ograniczamy ryzyko nieuzasadnionej odpowiedzialności osobistej oraz zwiększenie bezpieczeństwa całej organizacji poprzez:

mapowanie obszarów w otoczeniu prawnym spółki generujących istotne ryzyka odpowiedzialności osobistej (na poziomie kadry zarządzającej / poszczególnych działów),

audyt aktualnego statusu przypisania odpowiedzialności w zidentyfikowanych obszarach oraz identyfikację obszarów nieprzypisanych,

uporządkowanie i uzupełnienie zakresów obowiązków dla poszczególnych stanowisk

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT):

tworzymy wewnętrzne procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

opracowujemy rozwiązania ułatwiające przeprowadzanie analizy ryzyka prania pieniędzy oraz stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego.

CRBR – wspieramy proces identyfikacji beneficjentów rzeczywistych Spółek i kompleksowo pomagamy w dokonywaniu wpisu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Compliance Management System (CMS) – tworzymy kompleksowe systemy umożliwiające monitorowanie i zarządzanie ryzykiem prawnym w przedsiębiorstwach i grupach kapitałowych = w szczególności wdrażamy w organizacji wszystkie powyższe obszary

Szkolenia – prowadzimy szkolenia i warsztaty m.in. z odpowiedzialności osobistej top managementu, ryzyk prawnych i operacyjnych, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, wprowadzenia do wdrażania funkcji zarządzania zgodnością, z zachowań w sytuacjach kryzysowych

Zrealizowane projekty

Management Safety and Liability Matrix „horyzontal...

(na poziomie zarządu i kadry zarządzającej) projekt realizowany dla producenta w branży automotive, w strukturze którego wyodrębniono samodzielne sta...

Management Safety and Liability Matrix „wertykalny...

(na poziomie zespołu) – projekt realizowany dla jednego z największych przedsiębiorstw z branży ecommerce, którego celem była analiza obowiązków ciążą...

AML/CFT

projekt realizowany dla złożonej grupy kapitałowej działającej na rynku wytwarzania i dystrybucji produktów chemicznych, obejmującej kilkadziesiąt pod...

Przegląd compliance

projekt realizowany dla jednego z czołowych przedsiębiorstw zajmujących się produkcją i dystrybucją sprzętu AGD polegający na dokonaniu audytu wdrożon...

LegalTech

Whistlink

www.whistlink.com - to narzędzie IT do obsługi zgłoszeń od sygnalistów wykorzystujące uczenie maszynowe. Poprzez automatyzację obsługi anonimowego kanału zgłaszania nieprawidłowości, usprawnia ono proces zarządzania informacjami od sygnalistów.