Czy pracodawca może przechowywać dane osobowe po zakończonej rekrutacji? Przełomowy wyrok WSA
17/08/2022
WSA w Warszawie[1] uchylił decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącą retencji danych osobowych kandydatów do pracy. Tym samym podważył on dotychczasowe, restrykcyjne stanowisko UODO w zakresie przechowywania tego rodzaju danych po zakończeniu rekrutacji.
Decyzja UODO, a wyrok WSA
W zaskarżonej decyzji (a wcześniej również w powszechnie znanym poradniku UODO dla pracodawców[2]) Prezes UODO stwierdził, że pracodawca powinien usunąć dane osobowe kandydata niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji. Wyjątkiem jest wyrażenie zgody przez kandydata na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych. W przypadku braku takiej zgody, pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzania tych danych po zakończeniu naboru, ponieważ są one mu zbędne.
Zgodnie z ustnym uzasadnieniem wyroku (znanym nam z przekazu pełnomocnika skarżącego pracodawcy – pisemnego uzasadnienia dotychczas nie opublikowano), WSA uznał, że przechowywanie danych pracownika po zakończonej rekrutacji jest uzasadnione, a wręcz konieczne dla potrzeb późniejszej weryfikacji, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Kiedy administrator może przetwarzać dane?
Między innymi, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów – jego lub strony trzeciej. Wyjątkiem będą sytuacje, w których ważniejsze będą interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą[3].
Niewątpliwie obrona pracodawcy przed zarzutem dyskryminacji w zatrudnieniu może zostać uznana za uzasadniony interes administratora. Tym bardziej, że możliwość wniesienia roszczeń z tego tytułu wynika z przepisów kodeksu pracy[4].
Roszczenie z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu
W sytuacji, w której kandydat wystąpiłby do pracodawcy z tego rodzaju roszczeniem, pracodawca musiałby przedstawić dowody odpierające zarzuty niedoszłego pracownika. Dlatego istotna jest możliwość posiadania przez pracodawcę dokumentów rekrutacyjnych kandydata również po zakończeniu rekrutacji. Ze strony kandydata wystarczy, że uprawdopodobni on swoje roszczenie przed sądem.
Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca powinien podejmować działania, które pozwolą mu obronić się w ewentualnym sporze z kandydatem do pracy. Przykładowo poprzez porównanie kwalifikacji osoby nieskutecznie ubiegającej się o stanowisko z kwalifikacjami osoby zatrudnionej. W sytuacji, gdyby pracodawca usunął dane kandydata, przedstawienie dowodów byłoby znacznie utrudnione lub wręcz niemożliwe.
Opisywany wyrok WSA nie jest jeszcze prawomocny, ale traktujemy go jako istotną wskazówkę w podejściu do przechowywania danych kandydatów do pracy. Dodatkowo, może on stanowić potwierdzenie prawidłowości praktyk wielu pracodawców i mieć wpływ na mapowanie procesów przetwarzania danych w działach HR, w tym w ramach rekrutacji.
Zuzanna Prandecka-Walek
Senior Associate | Adwokat | OW Legal
zuzanna.prandecka-walek@olesinski.com
Julia Kulik
Associate | OW Legal
julia.kulik@olesinski.com
[1] Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 04.07.2022 r., sygn. akt II SA/Wa 542/22
[2] UODO, Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców, październik 2018
[3] Art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
[4] Art. 183d Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., tj. z dnia 9 czerwca 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.)
