Informacja o przetwarzaniu danych przez spółki z Grupy O&W

Niniejsza informacja dotyczy następujących spółek, które tworzą grupę Olesiński & Wspólnicy (“Grupa O&W”), z których każda ma siedzibę we Wrocławiu, przy ul. Powstańców Śląskich 2-4 (53-333):

 

  • Olesiński i Wspólnicy sp. k; e-mail: olesinski@olesinski.com, telefon: (+48) 71 75 00 700, kontakt do inspektora ochrony danych: odo@olesinski.com;
  • Gałka Olesiński Business Support sp. z o.o.; e-mail: biuro@gobs.pl, telefon: (+48) 71 75 00 400, kontakt do inspektora ochrony danych: iod@gobs.pl;
  • Saurus Grow sp. z o.o.; e-mail: biuro@saurusgrow.pl, telefon: (+48) 71 75 00 700;
  • O&W Analytics sp. z o.o.; e-mail: analytics@ow-analytics.com, telefon: (+48) 71 75 00 880.

 

Poniższe informacje mają zastosowanie do każdej ze spółek z Grupy O&W.

 

I. Informacje o Administratorze Państwa Danych

 

W zależności od tego, z którą spółką Państwo się kontaktują, zawierają umowę lub prowadzą relacje biznesowe, co do zasady każda ze spółek z Grupy O&W jest odrębnym administratorem („Administrator”, „my”) Państwa danych osobowych („Dane”) i samodzielnie decyduje o celach oraz sposobach ich przetwarzania.

 

Spółki z Grupy O&W prowadzą wspólnie:

  • proces rekrutacji;
  • działania marketingowe, w szczególności wysyłkę newslettera i alertów prawno-podatkowych oraz prowadzą bloga cowprawiepiszczy.pl;
  • wspólnie organizują wydarzenia merytoryczne

oraz wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania Danych w tych obszarach i są w tym zakresie współadministratorami Danych (rozwinięcie poniżej).

 

Może się również zdarzyć, że konkretna spółka wykonuje czynności dla innej spółki z Grupy O&W, np. związane z administracją, marketingiem – w takim wypadku spółka wykonująca te prace nie staje się jednak Administratorem Państwa danych osobowych, lecz przetwarza je na podstawie umowy powierzenia, którą zawarła z Administratorem.

 

II. W jaki sposób przetwarzamy Dane?

 

Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania Państwa Danych, w sytuacjach, w których:

  • kontaktują się Państwo z nami (np. telefonicznie, korespondencyjnie lub e-mailowo, w tym przez zakładkę „Kontakt” na stronach internetowych Grupy O&W);
  • są Państwo naszymi kontrahentami lub klientami, albo pracownikami, bądź współpracownikami naszych kontrahentów lub klientów;
  • korzystają Państwo z naszych aktywności marketingowych, w szczególności zapisali się Państwo na nasz Newsletter, opublikowali Państwo komentarz na naszym blogu cowprawiepiszczy.pl lub biorą Państwo udział w organizowanych przez spółki z Grupy O&W wydarzeniach merytorycznych;
  • biorą Państwo udział w rekrutacji do naszego zespołu.

 

Dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony Państwa interesów jako osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, że:

  1. przetwarzamy Dane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty;
  2. zbieramy Dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzamy ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
  3. Dane są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
  4. Dane są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
  5. przechowujemy Dane w formie umożliwiającej Państwa identyfikację jako osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
  6. przetwarzamy Dane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

III. Kiedy przetwarzamy Dane?

 

Dane przetwarzamy jako Administrator w wielu sytuacjach. Mogą być to sytuacje, w których udostępnili nam Państwo swoje Dane osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. złożenia swojej aplikacji, skierowania zapytania / oferty mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza na naszej stronie internetowej) lub w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy, ale także wtedy, gdy pozyskaliśmy Państwa Dane z innych źródeł (np. od firmy, z którą Państwo współpracują, a która jest naszym kontrahentem / klientem). Może też zdarzyć się, że Państwa dane powierzył nam do przetwarzania inny podmiot, w tym inna Spółka z Grupy O&W – wówczas przetwarzamy Państwa Dane jako podmiot przetwarzający (tzw. procesor), a Administratorem jest ten podmiot – przykładem takiej sytuacji jest np. powierzenie przez spółkę Olesiński i Wspólnicy sp.k. spółce Saurus Grow sp.k. Danych do przetwarzania w związku z obsługą administracyjno-biurową spółki.

 

IV. Przetwarzanie Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem

 

a. Jakie Dane przetwarzamy?

 

Przetwarzamy Dane naszych klientów i kontrahentów oraz ich pracowników / współpracowników, Dane innych osób przekazane nam w ramach realizacji umów lub nawiązujących kontakt z nami za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej czy formularzy na naszych stronach internetowych.

 

W związku z tymi relacjami możemy przetwarzać następujące Dane: dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych oraz inne Dane przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.

 

Powyższe Dane pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, a także od innych osób, np. od Państwa pracodawców / zleceniodawców.

 

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych?

 

W związku z powyższymi relacjami przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • nawiązania współpracy;
  • zawarcia i wykonywania umowy;
  • rozliczenia umów;
  • udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń;
  • wypełniania naszych obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych, dot. rozpatrywania reklamacji).

 

Podstawą przetwarzania przez nas Państwa Danych jest:

  • niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na Państwa żądanie jako osoby, której Dane dotyczą;
  • realizacja naszych obowiązków prawnych;
  • nasz prawnie uzasadniony interes w postaci kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji, oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

 

Podanie Danych jest co do zasady dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji, w tym kontaktu zwrotnego dotyczącego rekrutacji.

 

Niezależnie, jeśli są Państwo klientami którejś ze spółek z Grupy O&W, do relacji dotyczących przetwarzania Danych pomiędzy Państwem a tą spółką znajdują zastosowanie Ogólne Warunki Świadczenia Usług przez tę spółkę.

 

c. Jak długo będą przetwarzane Dane?

 

Dane zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy lub do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania, którego podstawą jest nasz uzasadniony interes, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

 

Państwa Dane udostępnione w ramach kontaktu z nami, będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ew. prowadzenia korespondencji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

 

V. Przetwarzanie Danych w związku z działaniami marketingowymi – w szczególności wysyłką newslettera i alertów prawno-podatkowych, prowadzeniem bloga oraz organizacją wydarzeń merytorycznych

 

 a. Jakie Dane przetwarzamy?

 

Jako Administrator przetwarzamy Państwa Dane identyfikacyjne i kontaktowe przekazane nam w ramach prowadzonych działań marketingowych, w szczególności subskrypcji newslettera, wysyłek naszych alertów prawno-podatkowych, publikacji komentarza na blogu lub udziału w organizowanych przez nas wydarzeniach merytorycznych (w szczególności seminariach, webinariach, konferencjach, śniadaniach biznesowych).

 

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych?

 

W związku z powyższymi działaniami przetwarzamy Dane w celu prowadzenia działań marketingowych, w szczególności:

  • wysyłki newslettera i naszych alertów prawno-podatkowych;
  • organizacji wydarzeń merytorycznych (w szczególności seminariów, webinariów, konferencji i śniadaniach biznesowych);
  • umożliwienia Państwu opublikowania komentarza na blogu cowprawiepiszczy.pl.

Podstawą przetwarzania Państwa Danych jest uzasadniony interes Administratora lub niezbędność do zawarcia i wykonania umowy pomiędzy Państwem a Administratorem.

 

c. Jak długo będą przetwarzane Dane?

 

Co do zasady będziemy przetwarzać Państwa Dane, w celach określonych powyżej, do czasu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody na komunikację lub do czasu zakończenia wydarzenia i wysłania materiałów je podsumowujących, przez okres wymagany przepisami prawa lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

 

 VI. Przetwarzanie Danych w związku z rekrutacją

 

a. Jakie Dane przetwarzamy?

 

Przetwarzamy wszelkie Dane przekazane nam w ramach aplikacji oraz zebrane w ramach procesu rekrutacji dla potrzeb niezbędnych do realizacji aktualnego procesu rekrutacji w Grupie O&W, a jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę, również przyszłych procesów rekrutacji na podobne stanowiska.

W związku z rekrutacją możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące wykształcenia, dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego zatrudnienia, dane dotyczące uprawień oraz inne Dane przekazane nam w trakcie procesu rekrutacji.

 

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych?

 

W związku z rekrutacją przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • rozpatrzenia kandydatury i realizacji procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody, także dla potrzeb przyszłych rekrutacji;
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.

Podstawą przetwarzania Państwa Danych jest podjęcie działań na Państwa żądanie jako osoby, której Dane dotyczą, przed zawarciem umowy, przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych, a w zakresie szerszym niż określony w tych przepisach lub dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacji, Państwa zgoda.

Państwa Dane będziemy również przetwarzać w celu związanym z potencjalną możliwością zaistnienia sporów pomiędzy Państwem a którymś ze współadministratorów (podstawą prawną ich przetwarzania jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora).

 

c. Jak długo będą przetwarzane Dane?

 

Co do zasady będziemy przetwarzać Państwa Dane, w celach określonych powyżej, przez okres trwania procesu rekrutacyjnego lub, w zależności od Państwa dodatkowej dobrowolnej zgody, przyszłych rekrutacji lub do czasu wycofania zgody, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, chyba że przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych.

 

VII. Uzgodnienia współadministratorów

 

Niezależnie od tego:

  • do której ze spółek z Grupy O&W Państwo aplikują o pracę;
  • pracownicy, której spółki opublikowali artykuł na blogu cowprawiepiszczy.pl;
  • z której spółki otrzymali Państwo zaproszenie na organizowane przez nas wydarzenie merytoryczne;
  • od której spółki otrzymali Państwo newsletter lub alert prawny,

Państwa prawa związane z przetwarzaniem Danych w związku z powyższymi działaniami będą realizowane przez spółkę Olesiński i Wspólnicy sp. k. Dotyczy to przede wszystkim zapewnienia Państwu prawa dostępu do Danych, w tym żądania wydania ich kopii, realizacji prawa do ich sprostowania lub usunięcia, oraz prawa do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia Danych, w tym przesłania ich innemu administratorowi, jak również realizacji prawa do sprzeciwienia się przetwarzaniu.

 

Realizacja przez spółkę Olesiński i Wspólnicy sp.k. obowiązków dotyczących Państwa praw odpowiada wykonywanym przez Spółki z Grupy O&W operacjom na Danych w związku z prowadzonymi w ramach Grupy O&W wspólnymi procesami rekrutacji, działaniami marketingowymi i komunikacyjnymi.

 

Olesiński i Wspólnicy sp.k.:

  • przeprowadza proces rekrutacji w Grupie O&W, jak również identyfikuje potrzeby rekrutacyjne spółek z Grupy O&W;
  • nadzoruje procesy marketingowe w grupie i zarządza organizacją wydarzeń merytorycznych;
  • nadzoruje komunikację w Grupie O&W i prowadzenie w jej ramach relacji biznesowych.

 

Dodatkowo Olesiński i Wspólnicy sp.k. odpowiada za przechowywanie dokumentów związanych z udziałem w rekrutacji (w szczególności CV) przeprowadzonej na stanowiska dostępne w strukturach każdej ze spółek z Grupy O&W.

 

Niezależnie od powyższego, za decyzję kończącą proces rekrutacji kandydatów każdorazowo odpowiada spółka, która finalnie może być Państwa pracodawcą (której procesy rekrutacyjne odpowiadają Państwa ofercie pracy).

 

VIII. Kto jest odbiorcą Danych?

 

Odbiorcami Państwa Danych mogą być podmioty świadczące usługi kurierskie, dostawcy usług teleinformatycznych, firmy, które zapewniają wsparcie oraz działanie naszych narzędzi i systemów informatycznych (np. serwisanci oprogramowania), profesjonalni doradcy (np. kancelarie prawne), firmy świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, firmy świadczące usługi audytorskie (np. niezależni biegli rewidenci), inne firmy a także podmioty świadczące usługi skanowania, drukowania, obsługi korespondencji, archiwizowania i niszczenia dokumentów, a także podmioty, które mogą brać udział w wykonywaniu zawartej z Państwem umowy, np. notariusze, inni doradcy, przeciwnicy procesowi etc.

Dane przetwarzane przez nas mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w wysyłaniu wiadomości e-mail, bankom – w przypadku prowadzenia rozliczeń finansowych, a w przypadku monitoringu także firmom ochroniarskim.

W przypadku rekrutacji Państwa Dane mogą zostać przekazane także podmiotom, które technicznie lub organizacyjnie pomagają nam prowadzić rekrutację pracowniczą, w tym komunikację z kandydatami.

 

 IX. Jakie prawa Państwu przysługują?

 

W każdym przypadku mają Państwo prawo do:

 

  1. dostępu do Danych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane są przetwarzane);
  2. żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania Danych (np. jeśli są nieprawidłowe);
  3. usunięcia Danych (np. w przypadku gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem);
  4. przenoszenia Danych które dostarczyli Państwo administratorowi, i które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy, np. do innego administratora;
  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu;
  6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

 

Jeżeli przetwarzanie Danych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.